Personeel monitoren, wat mag wel en wat mag niet?

Het is als werkgever natuurlijk erg aantrekkelijk om te weten wat het personeel allemaal uitvoert. Daarom is het moderne tijdperk voor velen ook een enorme uitkomst gebleken. Het werd op die manier ineens een flink stuk gemakkelijker om in de gaten te houden wat iedereen onder werktijd, maar ook daarbuiten, in de gaten te houden. Dit was te danken aan de opkomst van sociale media. Hier was namelijk heel veel op mogelijk. Het lijkt daardoor een onuitputtelijke bron van informatie. Toch is dat niet helemaal waar. Niet alles is namelijk geoorloofd op dit gebied.

Privacyregels

Het is vooral belangrijk om te begrijpen waarom er niet van alles mogelijk is op dit gebied. Dit heeft namelijk te maken met de wetgeving rondom privacy die al vele jaren geldig is in Nederland. Hierin staat precies beschreven wat een werknemer allemaal wel en niet mag als het gaat om het monitoren van het personeel. Dat deze regels voor een groot deel uit het tijdperk dat voorafging aan het ontstaan van sociale media komen, betekent niet dat deze regels daardoor op sociale media niet van toepassing zijn. Dit is een vergissing die vaak gemaakt wordt door werkgevers als het om monitoren gaat.

De reden

De reden waarom dit niet is toegestaan is simpel. Een werkgever moet een reden hebben om te willen bekijken wat een werknemer aan het doen is. Bovendien is een reden hebben alleen niet voldoende. Deze reden moet ook nog eens te legitimeren zijn. Anders gezegd moet er een serieuze verdenking zijn omdat er anders geen recht is om te bekijken wat iemand onder werktijd of daarbuiten uitvoert zonder medeweten van de werknemer. Bovendien is een reden hebben alleen niet voldoende. Er moeten ook nog aan een aantal andere voorwaarden worden voldaan. Wanneer dit niet gebeurt is er alsnog een probleem.

Duidelijk informeren

Wanneer een werkgever dan toch over kan gaan tot het monitoren van werknemers, dan mag dit niet in het geheim gebeuren. Het is verplicht voor de werkgever om hier informatie over te verstrekken aan de werknemers. Het is bovendien zo dat monitoren heel breed gezien moet worden. Dat betekent dus dat er allerlei vormen van monitoring kunnen bestaan waar allemaal informatie over gegeven moet worden. Het gaat niet alleen maar over het bekijken van sociale media van een werkgever. Het is echter wel belangrijk om te weten dat dit hier ook toe behoort. Dit is immers iets wat niet zo beschreven kan staan in regelgeving.

Verwerken van persoonsgegevens

Wat misschien nog wel een groter probleem is dan het bekijken van de gegevens, is het verwerken ervan. Een werkgever heeft immers een bedoeling met het monitoren van werknemers. Dit is waar het dan ook gevaarlijk kan worden. Een interpretatie van gegevens kan immers nadelig voor de werknemer uitpakken. Terwijl dit misschien niet geheel terecht zou kunnen zijn. Om die reden is het naleven van de privacyregels ook zo belangrijk. Dit is namelijk de manier waarop gezorgd kan worden dat er geen problemen ontstaan voor een werknemer waartegen deze zich niet kan wapenen omdat het onverwacht komt.

Andere wegen

Wil je als werkgever toch op een bepaalde manier aan informatie komen, dan kan dit mogelijk ook op andere wijze. Dit is dan ook wat altijd aangemoedigd zal worden door de rechtsprekende macht. In de wetgeving staat dat het vergaren van informatie altijd op de minst schadelijke wijze moet gebeuren. Dit betekent dus dat hier ook naar gekeken zal worden wanneer een rechtszaak wordt aangespannen. De minst belastende wijze is dan altijd de juiste wijze om hier mee om te gaan. Kijk dit als werkgever dus ook altijd goed na voordat je aan het monitoren van werknemers gaat beginnen.

Grote hoop

Het monitoren van sociale media van werknemers kan worden gezien op gelijke hoogte met bijvoorbeeld het monitoren van e-mailverkeer of internetgebruik. Dit is immers ook soms onnodig schadelijk voor de werknemer. Er mag echter wel controle op worden uitgevoerd. Het is dan alleen altijd belangrijk dat je als werkgever zorgt dat je de methode gebruikt waarbij zo weinig mogelijk inbreuk op de persoonsgegevens van de werknemer wordt gedaan. Het is immers van belang dat je als werkgever niet meer dan het hoognodige te weten komt. Het is de bedoeling dat je zo gericht mogelijk controleert op datgene wat is toegestaan volgens de wet.

Houd het algemeen

Om zeker te zijn dat dit goed afloopt, is het slim om de onderzoeken zo algemeen mogelijk te houden. Kijk bijvoorbeeld niet naar specifieke websites of naar specifieke berichten. Het is dan veel slimmer om naar algemene data te kijken. Denk bijvoorbeeld aan dataverkeer als indicatie voor wat er gebeurt. Ook zaken als de frequentie van gebruik en bezoek mogen worden gebruikt. Daarnaast is ook het tijdstip geen probleem. Wanneer je als werkgever twijfelt over de geldigheid van de gegevens, dan kan het altijd verstandig zijn om even een expert in de arm te nemen om dit te bekijken.