Alle MKB’ers zouden er verstandig aan doen met een debiteurenbeheer software te werken. Elk jaar gaan er namelijk in heel Europa duizenden kleine en middelgrote ondernemingen failliet in afwachting van de betaling van hun facturen. Banen gaan verloren en ondernemerschap wordt onnodig moeilijk gemaakt. Te late betaling veroorzaakt administratieve en financiële lasten. Zeker als klanten zich in verschillende EU-landen bevinden.
Er zijn een aantal redenen (of excuses) voor te late betalingen:
- De klant heeft financiële problemen;
- Sommige klanten betalen alleen als ze daar zin in hebben;
- Andere klanten zijn gewoonweg niet goed georganiseerd;
- Soms verzinnen klanten klachten over het werk om betaling uit te stellen;
- B2B klanten kunnen oneerlijke voorwaarden dicteren om hun cashflow te optimaliseren;
- Of jij bent te passief bent in het eisen van betaling.
Voor veel MKB’ers kan elke verstoring van de cashflow het verschil betekenen tussen solvabiliteit en faillissement. Een economische crisis daarnaast nog meer moeilijkheden met zich mee voor het MKB. De uitdagingen van betalingsachterstand nemen onevenredig toe naarmate kredietlijnen en bankleningen minder beschikbaar zijn.
Zo helpt een debiteurenbeheer software pakket
Geld vragen is nooit gemakkelijk. Het is lastig, tijdrovend en je wilt jouw klanten zeker niet van streek maken. Maar achterstallige facturen zijn ook gevaarlijk. Zonder een debiteurenbeheer software loop je het risico dat je cashflow opraakt en je failliet kan gaan. Om nog maar te zwijgen over het feit dat je recht hebt op een vergoeding voor het werk dat je hebt gedaan.
Maar hoe ga je om met zo’n delicate situatie? Hoe zorgt u ervoor dat je de achterstallige factuur betaald krijgt, en ervoor zorgt dat je klanten terug blijven komen voor meer?
Wees duidelijk vanaf het begin
Zodra je vooraf duidelijk bent met je klanten over betaling, voorkom het veel gedoe in de toekomst. Volgens de Nederlandse wetgeving moet de betaling worden voldaan binnen dertig dagen na ontvangst van de factuur, de goederen, of de dienst. Uiteraard kan hier, in goed overleg, van afgeweken worden. Maar dat moet wel van te voren vastgelegd worden door beide partijen. Hoewel de standaard 30 dagen is, is de gemiddelde betaling tijd voor facturen in het Nederland dit jaar inmiddels al 39 dagen.
Proactiviteit maakt het verschil
Een veelgemaakte fout die veel kleinere bedrijven maken, is wachten tot het einde van de betalingstermijn. Dan is het namelijk al te laat. Je kan beter al een eerste herinnering sturen een week voor de vervaldatum van de factuur. De debiteurenbeheer software helpt jou dit goed organiseren. Klanten hebben vaak vele betalingen te verwerken. Als jij hen een korte en vriendelijke herinnering stuurt, dan sta jij weer op hun netvlies.
Gebruik een standaard routine
Een debiteurenbeheer software helpt jou een standaard routine op te stellen, en deze dan te automatiseren. Dat scheelt jou een hoop tijd en stress. Naast de proactieve herinneringsmail, stel je stappen wanneer de tweede en derde herinnering de deur uit gaat. Bellen doet ook wonderen. Soms heb je alleen even een telefoontje nodig om erachter te komen wat er aan de hand is, en om je factuur betaald te krijgen. En als iemand je gewoon aan het lijntje probeert te houden dan is dat een stuk lastiger per telefoon.
